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Beim erstmaligen Start der entsprechenden Programm-Version werden die relevanten Felder im Kunden-/Lieferantenstamm automatisch hinzugefügt .Die Standard-Variante ist dabei und das ZUGFeRD Basic Format als Standard-Variante für E-Rechnungen hinzugefügt.
Alle ab diesem Zeitpunkt fakturierten Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften werden dann mit E-Rechnung, E-Rechnungskorrektur oder E-Gutschrift in der Anwendung und auf dem optionalen Ausdruck betitelt.
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Soll der Versand per XRechnung erfolgen, wählen Sie das Format für den betreffenden Kunden (Lieferanten im entsprechenden Feld aus:
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| Info |
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Leitweg-ID: Insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber oder Behörden ist die Angabe einer Leitweg-ID zwingend erforderlich. Das Feld im Kunden-/Lieferantenstamm ist grundsätzlich kein Pflichtfeld. Erkundigen Sie sich im Zweifel bei Ihrem Rechnungsempfänger, ob die Angabe einer Leitweg-ID notwendig ist und füllen das Feld mit einem entsprechenden Wert. Falls vorhanden wird die Leitweg-ID sowohl für XRechnungen als auch für ZUGFeRD-Belege übermittelt. |
Bankverbindung
In beiden E-Rechnungsformaten ist die Angabe einer Bankverbindung verpflichtend.
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| Info |
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Wenn keine Bankverbindung hinterlegt ist, kann die E-Rechnung im Zweifel bei Ihrem Empfänger als nicht valide abgelehnt werden. |
Zahlungsbedingungen
Ebenso wie die Bankverbindung ist die Angabe von Zahlungsbedingungen zwingend erforderlich.
Es wird daher empfohlen, diese in den Stammdaten Ihres Kunden oder Lieferanten zu pflegen.
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Wenn keine Zahlungskondition bzw. entsprechender Text hinterlegt ist, wird der Zahlungstext in der E-Rechnung mit “-” befüllt.
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Stellen Sie sicher, dass die richtige E-Mail-Adresse des Kunden verwendet wird.
Überprüfen Sie sorgfältig den Betreff und den Inhalt der E-Mail, um Fehler zu vermeiden.
den, um Fehler zu vermeiden.
Automatischer Versand
Mit diesem Modul können alle erzeugten E-Rechnungen mit einem Klick (oder vollautomatisiert via Service zu definierten Zeitpunkten) versendet werden.
Wenn Sie das Modul für den automatischen Versand bereits erworben haben, erfolgt der Versand wie gehabt bisher - mit dem jeweils in den Stammdaten Ihres Geschäftspartners (Kunden/Lieferanten) hinterlegten E-Rechnungs-Format.
ZUGFerd
Es wird eine PDF-Datei mit integrierten XML-Daten im ZUGFeRD Basic Format versendet.
XRechnung
Es wird eine XML-Datei versendet.
Die jeweiligen Dateien finden Sie unter “Rechnungen per E-Mail” über das Kontextmenü “Dokumente”.
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