Diese Dokumentation beschreibt die zentralen Prozesse für den effizienten und rechtskonformen Versand von E-Rechnungen aus FoodOffice und WinVCL heraus, einschließlich der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und unterstützter Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.
Beim erstmaligen Start der entsprechenden Programm-Version werden die relevanten Felder im Kunden-/Lieferantenstamm automatisch hinzugefügt und das ZUGFeRD Basic Format als Standard-Variante für E-Rechnungen hinzugefügt.
Alle ab diesem Zeitpunkt fakturierten Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften werden dann mit E-Rechnung, E-Rechnungskorrektur oder E-Gutschrift in der Anwendung und auf dem optionalen Ausdruck betitelt.
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Stammdaten-Einstellungen
Kundenstamm
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Lieferantenstamm
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Soll der Versand per XRechnung erfolgen, wählen Sie das Format für den betreffenden Kunden (Lieferanten im entsprechenden Feld aus:Wenn Sie bereits heute mit dem Modul "Rechnungen per E-Mail" arbeiten...
Mit dem Update aktivieren wir für diejenigen Kunden, welche die Rechnungen bereits heute schon per E-Mail erhalten, automatisch das Format ZUGFeRD Basic Format.
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Für diejenigen Kunden die von Ihnen bereits XRechnung erhalten haben, bleibt diese Einstellung beim einzelnen Kunden selbstverständlich bestehen.
Für die übrigen Kunden ändert sich nichts und die postalische Abwicklung funktioniert wie bisher.
Stammdaten-Einstellungen
Zur Aktivierung der E-Rechnung für einen Kunden oder Lieferanten, wählen Sie in den jeweiligen Stammdaten einfach das gewünschte Format (ZUGFeRD oder XRechnung) aus und hinterlegen die E-Mail-Adresse des Empfängers im entsprechenden Feld.
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| Info |
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Leitweg-ID: Insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber oder Behörden ist die Angabe einer Leitweg-ID zwingend erforderlich. Das Feld im Kunden-/Lieferantenstamm ist grundsätzlich kein Pflichtfeld. Erkundigen Sie sich im Zweifel bei Ihrem Rechnungsempfänger, ob die Angabe einer Leitweg-ID notwendig ist und füllen das Feld ggf. mit einem entsprechenden Wert. Falls vorhanden wird die Leitweg-ID sowohl für XRechnungen als auch für ZUGFeRD-Belege übermittelt. |
Nachdem Sie die Einstellung für den jeweiligen Kunden gespeichert haben, werden alle ab diesem Zeitpunkt fakturierten Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften dann im jeweiligen Format (ZUGFeRD oder XRechnung)erzeugt und sowohl in der Anwendung als auch auf dem optionalen Ausdruck
mit E-Rechnung, E-Rechnungskorrektur oder E-Gutschrift betitelt.
Die erzeugten E-Rechnungs-Dateien finden Sie im jeweiligen (Rechnungs-)Menü über die Option “erledigte/nicht erledigte anzeigen” im Kontextmenü unter “Dokumente”.
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Bankverbindung
In beiden E-Rechnungsformaten ist die Angabe einer Bankverbindung verpflichtend.
Bitte hinterlegen Sie hierzu in den Mandantenstamm-Daten mindestens eine Bankverbindung.
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Ebenso wie die Bankverbindung ist die Angabe von Zahlungsbedingungen zwingend erforderlich.
Es wird daher empfohlen, diese in den Stammdaten Ihres Kunden oder Lieferanten zu pflegen.
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