Diese Dokumentation beschreibt die zentralen Prozesse für den effizienten und rechtskonformen Versand von E-Rechnungen aus FoodOffice und WinVCL heraus, einschließlich der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und unterstützter Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.
Beim erstmaligen Start der entsprechenden Programm-Version werden die relevanten Felder im Kunden-/Lieferantenstamm automatisch hinzugefügt und das ZUGFeRD Basic Format als Standard-Variante für E-Rechnungen hinzugefügt.
Alle ab diesem Zeitpunkt fakturierten Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften werden dann mit E-Rechnung, E-Rechnungskorrektur oder E-Gutschrift in der Anwendung und auf dem optionalen Ausdruck betitelt.
Stammdaten-Einstellungen
Kundenstamm
Lieferantenstamm
Soll der Versand per XRechnung erfolgen, wählen Sie das Format für den betreffenden Kunden (Lieferanten im entsprechenden Feld aus:
Leitweg-ID: Insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber oder Behörden ist die Angabe einer Leitweg-ID zwingend erforderlich. Das Feld im Kunden-/Lieferantenstamm ist grundsätzlich kein Pflichtfeld. Erkundigen Sie sich im Zweifel bei Ihrem Rechnungsempfänger, ob die Angabe einer Leitweg-ID notwendig ist und füllen das Feld mit einem entsprechenden Wert.
Falls vorhanden wird die Leitweg-ID sowohl für XRechnungen als auch für ZUGFeRD-Belege übermittelt.
Bankverbindung
In beiden E-Rechnungsformaten ist die Angabe einer Bankverbindung verpflichtend.
Bitte hinterlegen Sie hierzu in den Mandantenstamm-Daten mindestens eine Bankverbindung.
Wenn keine Bankverbindung hinterlegt ist, kann die E-Rechnung im Zweifel bei Ihrem Empfänger als nicht valide abgelehnt werden.
Zahlungsbedingungen
Ebenso wie die Bankverbindung ist die Angabe von Zahlungsbedingungen zwingend erforderlich.
Es wird daher empfohlen, diese in den Stammdaten Ihres Kunden oder Lieferanten zu pflegen.
Wenn keine Zahlungskondition bzw. entsprechender Text hinterlegt ist, wird der Zahlungstext in der E-Rechnung mit “-” befüllt.
Manueller Versand (FoodOffice)
Der manuelle Versand erfolgt über den Drucken-Dialog im Menüpunkt Rechnungen (Einkaufs-Abrechnungen).
Wählen Sie den gewünschten Beleg (wie bei einem Nachdruck) aus:
Nach Klick auf “Senden” wird ein Nachrichten-Fenster Ihres Standard-E-Mail-Clients aufgerufen - mit der angegebenen E-Mail-Adresse (falls vorhanden) und der E-Rechnung in der Anlage.
Demo-Video (FoodOffice):
https://www.loom.com/share/e3e6eb70b37d4733b3497199878c9cd8?sid=235cab0f-076f-49de-a5db-3cb01ea09370Schlüsselschritte:
Navigieren Sie im Menü zu "Rechnungen" und wählen Sie die entsprechende Rechnung aus.
Klicken Sie auf "Drucken" und wählen Sie im Dialogfeld den Reiter "E-Mail" aus.
Überprüfen und bearbeiten Sie die vorgeschlagene E-Mail-Adresse und den Betreff.
Klicken Sie auf "Senden", um den Standard-E-Mail-Client zu öffnen.
Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse, den Betreff und ggf. die angehängte E-Rechnung im Zugpferd- oder X-Rechnung-Format.
Versenden Sie die Rechnung.
Vorsichtsmaßnahmen:
Stellen Sie sicher, dass die richtige E-Mail-Adresse des Kunden verwendet wird.
Überprüfen Sie sorgfältig den Betreff und den Inhalt der E-Mail, um Fehler zu vermeiden.
den, um Fehler zu vermeiden.
Automatischer Versand
Mit diesem Modul können alle erzeugten E-Rechnungen mit einem Klick (oder vollautomatisiert via Service zu definierten Zeitpunkten) versendet werden.
Wenn Sie das Modul für den automatischen Versand bereits erworben haben, erfolgt der Versand wie bisher - mit dem jeweils in den Stammdaten Ihres Geschäftspartners (Kunden/Lieferanten) hinterlegten E-Rechnungs-Format.
https://www.loom.com/share/fcc0c719005c42ef83a88b2e6fefb68d?sid=d58ae747-2bb8-43a6-973e-693310c131a4ZUGFerd
Es wird eine PDF-Datei mit integrierten XML-Daten im ZUGFeRD Basic Format versendet.
XRechnung
Es wird eine XML-Datei versendet.
Die jeweiligen Dateien finden Sie unter “Rechnungen per E-Mail” über das Kontextmenü “Dokumente”.
Bei ZUGFeRD-Belegen wird lediglich das PDF-Dokument (mit eingebetteten XML-Daten) versendet.
XRechnungs-E-Mails enthalten nur die XML-Datei.
Über den Dokumenten-Pfad können für ZUGFeRD-E-Mails weitere Dokumente für den Versand hinzugefügt werden (siehe unten).
Bei XRechnungs-E-Mails werden zusätzlich hinzugefügte Dateien ignoriert.
Nachträgliches (manuelles) Hinzufügen weiterer Dokumente
Zweck: Hinzufügen von zusätzlichen Dokumenten wie Wiegeprotokollen oder Schlachtdaten (WinVCL) zu einem bestehenden E-Rechnungsdatensatz (nur ZUGFeRD
)vor dem automatischen Versand.Schritte:
Nach dem Erstellen oder Fakturieren der Gutschrift oder E-Rechnung, navigieren Sie zum entsprechenden Menüpunkt (im Beispiel Einkaufsabrechnungen, Einkauf E-Mail)
Wählen Sie im Kontextmenü des Datensatzes "weitere Daten, Dokumente" aus.
Vorgehensweise:
Die bereits erstellte E-Rechnung wird im entsprechenden Format angezeigt (z.B. Zugpferd).
Über den Button "Neu" können Sie über das Dateisystem bereits bestehende Dokumente wie Wiegeprotokolle oder Schlachtdaten hinzufügen.
Abschluss:
Schließen Sie das Fenster.
Beim anschließenden Versand werden nun alle drei Dokumente (E-Rechnung, Wiegeprotokoll, Schlachtdaten) versendet.