Es kann künftig sowohl im Einkauf als im Verkauf pro (Faktura-)Beleg festgelegt, wer offizieller Aussteller des entsprechendes Beleges ist.

Es gibt auf beiden Seiten Vorgänge, bei denen der FoodOffice-Mandant nicht Aussteller des Beleges ist, sondern diesen nur als Kontroll-Beleg, zu statistischen Zwecken oder der Übergabe an die Finanzbuchhaltung erfasst.

Beispiel 1:

Kunde stellt eine Belastungsanzeige aufgrund von Rabatt- oder sonstigen Konditionsvereinbarungen.
Es wird dazu in FoodOffice im Verkauf eine Lieferung mit negativem Warenwert erfasst.
Beim Fakturieren dieser Lieferung soll das Ergebnis keine Rechnungskorrektur mit fortlaufender Rechnungsnummer sein, sondern vielmehr eine “Kontrollrechnung” mit Abfrage der externen RG-Nummer und -Datum.

Beispiel 2:

Beim Zukauf von landwirtschaftlichen Produkten (Nutztieren, Milch, etc.) stellt der verkaufende Landwirt i.d.R. selbst keine Rechnung. Wenn das einkaufende Unternehmen nun diese Belegerstellung übernimmt, darf der daraus resultierende Beleg keine Kontrollrechnung sein. Es muss in dem Fall eine “Gutschrift” mit fortlaufender Beleg-Nummer erzeugt werden.

Beispiel 3:

Ein Viehvermarktungsunternehmen liefert Schlacht-Tiere an einen Schlachtbetrieb. Die Lieferung hierzu wird in WinVCL üblicherweise erfasst und fakturiert. Der dabei entstehende Beleg darf keine “Rechnung” mit automatischer Belegnummernvergabe sein. Beim Fakturieren sollen Beleg-Nummer und -Datum abgefragt werden und der Beleg z.B. “Kontroll-Rechnung” tituliert werden.

Zusammenfassung und grundsätzliche Unterscheidung

FoodOffice = Aussteller (Eigenbeleg)
Es erfolgt eine automatische Vergabe der Belegnummer lt. jeweiligem Nummernkreis (Zukauf, Verkauf, Viehwirtschaft...)

Kunde / Lieferant = Aussteller (Kontrollrechnung)
Beim Fakturieren erfolgt die Abfrage der externen Beleg-Nummer und des zugehörigen Beleg-Datums. Bleiben die Felder leer, wird trotzdem eine automatische Beleg-Nummer vergeben.

Umsetzung der Bezeichnung

Je nachdem wer Aussteller eines Beleges ist, sind wie bereits oben beschrieben unterschiedliche Bezeichnungen notwendig.

Diese können nun in den Systemeinstellungen individuell hinterlegt werden.

Vorbelegung des Rechnungsausstellers im Kunden-/Lieferantenstamm

Pro Kunde / Lieferant kann festgelegt bzw. vorbelegt werden, wer standardmäßig Aussteller des Beleges sein soll.

Diese Einstellung wird als Vorschlag in die jeweilige Lieferung übernommen und kann dort allerdings vor der Faktura noch geändert werden.

Leer oder Standard
Im Verkauf erfolgt eine automatische Vergabe der Belegnummer.
Im Einkauf werden Belegnummer und -Datum abgefragt.

Eigenbeleg
Es erfolgt überall eine automatische Vergabe der Belegnummer.

Kontrollrechnung
Belegnummer und -Datum werden abgefragt.

Festlegung in der Lieferung

Der Vorschlag des Rechnungsausstellers ist im Reiter “Gesamtbetrag” der Lieferung platziert.

Erfassung der Belegnummer

Sollte es sich um einen Fremdbeleg handeln, bei dem Beleg-Nummer und -Datum übernommen werden sollen, erscheint folgende Abfrage.