#9324 Offene-Posten-Verwaltung

Owned by Daniel Seminara
Last updated: May 03, 2024
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Mit diesem Modul ist nun eine erweiterte Version der Offene-Posten-Verwaltung in FoodOffice integriert.

Dabei erzeugt nach Aktivierung des Moduls jeder Beleg für Einkauf/Zukauf oder Absatz/Verkauf (unabhängig der Zahlart) einen Datensatz (kurz OP) in der Offene-Posten-Verwaltung.

Diese befindet sich im Menü “Finanzbuchhaltung”.

Sollten überfällige OPs vorhanden sein, erscheint beim Aufruf ein entsprechender Hinweis mit Anzahl der Belege für die jeweilige Mahnstufe (1-3).

Das Fenster kann durch ESC oder Klick auf “X” geschlossen werden und man gelangt anschließend in die Ansicht der OP-Verwaltung.

  1. Hier befindet sich die Summe der Offenen-Posten pro Konto - jeweils für EINKAUF und VERKAUF getrennt

  2. Sollte der Kunde ein Kreditlimit in seinen Stammdaten eingetragen haben, wird dieses hier entsprechend angezeigt.

  3. Auflistung der einzelnen Offenen-Posten

  4. Summe der Offenen-Posten (gesamt und fällig)

  5. Durch Betätigen der Schaltfläche “Kreditlimit Info” erfolgt eine detaillierte Auflistung und Prüfung

 

 

Kontoauszug (Liste der Offenen Posten) drucken

Über die Funktion “Drucken” kann für das aktuell gewählte Konto ein entsprechender Kontoauszug (Liste aller aktuellen Offenen Posten) gedruckt werden.

 

Funktionen

Zahlungen

Über den Menüpunkt “Zahlungen” können Offene Posten ausgebucht oder bearbeitet werden.

Geben Sie im Dialog die Konto-Nummer ein, um alle Offenen Posten eines Kontos anzuzeigen.

Wird zusätzlich die Beleg-Nr. erfasst, reduziert sich die Anzeige dementsprechend.

Wird hingegen “nur” die Beleg-Nr. erfasst und ein OP dazu gefunden, selektiert die Anwendung dementsprechend und ergänzt die restlichen Angaben von selbst.

 

Exemplarisches Ausbuchen durch Eingabe Beleg-Nr.

Geben Sie im entsprechenden Dialog zunächst die Belegnummer ein. Der Rechnungsbetrag wird direkt als Zahlungsbetrag übernommen. Wenn Sie diesen so ausbuchen möchten, bestätigen Sie mit Enter und schließen Ihre Buchung mit “Speichern + Ausbuchen” oder F5 ab.

Weiteres Anwendungsbeispiel

https://www.loom.com/share/93d9b08163674b97a7793a43914c56cd?sid=7cd5d36c-de96-493c-959c-be65417f0d08

Teilzahlung

Wurde eine Rechnung nicht vollständig bezahlt, kann eine entsprechende Teilzahlung gebucht werden. Erfassen Sie dazu die jeweilige Belegnummer und den tatsächlichen Zahlungsbetrag im oberen Feld “Betrag”.

Nach Bestätigen mit “Enter” wird der Wert in die Spalte “Teilbetrag” des unteren Bereichs übernommen und Sie können Ihre Buchung mit “Speichern + Ausbuchen” oder F5 abschließen.

 

Verteilen einer Zahlung auf mehrere Offene Posten

Ein Zahlungsbetrag kann auch individuell auf einzelne Offenen Posten aufgeteilt werden.

Das Feld “Belegnr.” muss in diesem Fall leer bleiben.

Erfassen Sie den entsprechenden Betrag im Feld “Betrag” und bestätigen Sie mit Enter.

Nun wird das zu verfügbare Guthaben angezeigt.

Tragen Sie den jeweiligen Teilbetrag in der gleichnamige Spalte zum einzelnen Beleg ein- das verfügbare Guthaben verringert sich dementsprechend. Durch Drücken der Taste “F2” kann der OP-Betrag automatisch in die Spalte Teilbetrag übernommen werden.

Sobald das verfügbare Guthaben vollständig aufgeteilt ist (Verfügbares Guthaben: 0,00), kann die Buchung über “Speichern + Ausbuchen” oder F5 abgeschlossen werden.

 

Verrechnen von Gutschriften oder negativen OPs

Um negative Offene Posten (aus Gutschriften oder Überzahlungen) auszubuchen, nutzt man idealerweise die Funktionalität der Taste “F2”.

F2 (gedrückt in der Spalte “Teilbetrag” des Zahlungsfensters) übernimmt ein verfügbares Guthaben zur Verrechnung der aktuellen Zeile.
Soll nun ein negativer offener Posten als Guthaben aktiviert werden, muss dieser zunächst mit F2 aktiviert werden.

Anwendungsbeispiel I

https://www.loom.com/share/1081c755256445c6a2c4c128ccc80367?sid=4c2101cd-17c9-46da-b5c3-800eb4be4587

Anwendungsbeispiel II

https://www.loom.com/share/7ded748a3bca4305a012aba8640ba01e?sid=3b71540b-70d4-4b39-b11f-2855608ed7cc

Drucken

Über das Menü “Drucken” stehen eine Reihe von Listen und Auswertungen zur Verfügung.

 

Zahlungsliste

Über die Zahlungsliste können die gebuchten Zahlungen pro Kunde / Lieferant ausgegeben werden.

Exemplarischer Abruf

Musterformular-Datei zum Download:

 

Kontenblatt

Exemplarischer Aufruf

Musterformular-Datei zum Download:

 

Offene-Posten-Liste

Es können verschiedene Varianten von Gesamt-OP-Listen gedruckt werden.

  • von-Kunde / bis-Kunde

  • Kundenbereich

  • einzelne Kunden

Musterformular-Datei zum Download:

 

 

 

Mahnwesen

Mit der erweiterten Offenen-Posten-Verwaltung in FoodOffice wurde auch ein Mahnwesen eingeführt.

Hiermit werden überfällige Rechnungen identifiziert und können über mehrere Mahnstufen hinweg mit entsprechender Gebühren- und Zinsberechnung angemahnt werden.

Bereits beim Aufruf der Offenen-Posten-Verwaltung erscheint eine entsprechende Übersicht.

 

Die Definition der Mahnstufen erfolgt über den Menüpunkt “Funktionen” → “Mahnstufen”.

  1. Definieren Sie über dieses Feld, nach wie vielen Tagen der Fälligkeit eine Rechnung die jeweilige Mahnstufe erreicht.
    Beispiel: Eine Rechnung wird mit RG-Datum 01.02.2022 fakturiert. Sie hat eine Fälligkeit von 14 Tagen und ist somit zahlbar bis zum 15.02.2022.
    Mit einer Konfiguration wie im oberen Screenshot würde die Rechnung am 20.02.2022 die erste Mahnstufe erreichen, am 25.02.2022 die zweite Mahnstufe und am 02.03.2022 die dritte Mahnstufe.

  2. Legen Sie hier die Gebühren (in Euro) fest, die beim Erstellen der Mahnung in der jeweiligen Stufe aufgeführt werden. Diese werden beim Mahnvorgang als weiterer OP erzeugt und erhöhen somit den gesamten Offenen Posten.

  3. Legen Sie hier die Verzugszinsen (in %) fest, die beim Erstellen der Mahnung in der jeweiligen Stufe aufgeführt werden. Diese werden ebenso wie die Gebühren als weiterer OP erzeugt.

  4. Definieren Sie individuelle Textblöcke, die bei beim Ausdruck der Mahnung verwendet werden. Somit können die Texte selbst jederzeit durch den Anwender überarbeitet werden.

 

Anzeige der Fälligkeit

Fällige Rechnungen werden in der OP-Verwaltung automatisch “rot” markiert. Die Spalte “Fällig-Tage” gibt an, in wie vielen Tagen ein Beleg fällig wird oder seit wie vielen Tagen eine Rechnung bereits fällig ist.

 

Mahnungen erstellen

Die für eine Mahnstufe fälligen Rechnungen können über den Menüpunkt “Mahnungen erstellen” aufgerufen werden.

Markieren Sie die eine Zeile und lösen über die rechte Maustaste “Mahnung erstellen” den Vorgang aus.

Es werden nun alle fälligen Rechnungen zu dem gewählten Kunden in der aktuellen Mahnstufe ausgewählt und die Mahnung kann gedruckt werden.

Anschließend werden die betreffenden Zeilen aus der Ansicht gelöscht.

 

In der OP-Verwaltung werden die entsprechenden Belege als “gemahnt” mit der jeweiligen Stufe markiert.

Die Belege können dann nach erneuter Fälligkeit über die nächste Mahnstufe wieder ausgewählt werden.

 

 

Mahnung nachdrucken

Über den Menüpunkt “Gedruckte Mahnungen” können bereits abgeschlossene Mahnung nachgedruckt werden.

 

 

Relevante Muster-Formulare: