Die Periodische Lagerverwaltung ist eine Erweiterung zur im Standard enthaltenen einfachen Lagerverwaltung. Vorteile sind hier vor allem:

• es wird nicht sofort bei der Erfassung gebucht

• die Buchung erfolgt “beleg-gebunden” (i.d.R. Lieferschein = Lagerbeleg) und ist jederzeit nachvollziehbar

• es kann Ware z.B. vorkommissioniert werden, ohne dass es den Bestand berührt

• Bestände werden (je Periode) automatisch festgehalten (Soll-Inventur)

Erforderliche Einstellungen

Um mit der periodischen Lagerhaltung arbeiten zu können, muss ein entsprechendes Lager im Menüpunkt Lagerverwaltung (1) mit der Option “periodischer Lagerbuchhaltung” (3) angelegt werden (2).

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Sobald ein entsprechendes Lager angelegt wurden, stehen nach dem Neustart von FoodOffice die entsprechenden Funktionen für die periodische Lagerbuchhaltung zur Verfügung.

Nach diesen Einstellungen wird nun an der Benutzeroberfläche der entsprechende Menüpunkt “Lagerbestand-Info - Per.” angezeigt.

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Systemeinstellungen

Unter Datei-System-Systemeinstellungen muss das Feature ‘mit Geschäftsstellen arbeiten’ aktiviert werden, damit die periodische Lagerbuchhaltung korrekt arbeitet.

Das führt dazu, dass für ein- und dasselbe Lager die Bestände “je Geschäftsstelle” geführt werden können.

So kann beispielsweise das Lager Nr. 1 (Wareneingangslager) für die jeweiligen Standorte (Geschäftsstellen) separat geführt werden.

Soll die Lagerbuchung bei Erstellung eines Lagerbelegs (Lieferscheins) automatisch erfolgen, so muss auf der Seite2 der allgemeinen Einstellungen der Parameter ‘periodische Lager automatisch verbuchen’ gesetzt werden.

Ist diese Option nicht gesetzt, muss z.B. am Ende des Tages (oder je nach Wunsch) die Verbuchung der erstellen Lagerbelege manuell angestoßen werden.

Definition der Lager

Die möglichen Einstellungen bzgl. des Lagers sollten nun definiert werden (Lagerverwaltung, Lager bearbeiten).

Hier ist vor allem wichtig, im Reiter allgemeine Einstellungen das Verhalten bei negativem Saldo zu definieren.

Ebenso sollten im Reiter Sonstiges diverse Einstellungen entsprechend der Anforderungen wie beispielsweise 'Erfassung des Platzes erzwingen' vorgenommen werden.

• Lagerbuchhaltung mit Lagerkonten führen

  • die Bestände werden je Konto (über das der Lagerbeleg erstellt wird) geführt

  • wird vor allem dann benötigt, wenn es sich bei der Lagerung um eine Dienstleistung handelt

  • in diesem Fall können Lagerbeld-Belege (je Zeitraum) erstellt werden

• Erfassung des Platzes erzwingen

  • Bei der Ein-/Auslagerung muss zwingend ein Platz erfasst werden

  • Bestände werden demnach “je Platz” geführt

  • Plätze müssen entsprechend gepflegt werden

• Automatisierung der Lagerplatz Vergabe

  • es wird automatisch ein freier Platz gesucht und gewählt

• mit Handelseinheiten arbeiten

  • bei der Einlagerung in ein solches Lager wird eine sog. Handelseinheit (auch SSCC oder NVE) gebildet

  • der Nummernkreis hierfür liegt am entsprechend bei der Einlagerung hinterlegten Gebinde

  • bei dieser Option muss bei der Einlagerung zwingend ein Gebinde angegeben werden

• Verbuchung mit Tagesdatum statt Lieferdatum

  • grundsätzlich werden periodische Lager nach Lieferdatum in die entsprechende Periode gebucht

  • mit dieser Option wird mit dem jeweiligen Datum der Buchung verbucht

• Lagerabbuchung nach FIFO

  • bei dieser Option erfolgt die Abbuchung nach dem FIFO-Prinzip (First-In-First-Out)

Anlage Periode

Bevor mit der Lagerbuchhaltung begonnen werden kann, muss eine Periode angelegt werden. Dies kann über ‘Lagerbestand-Info-Per.’ (1), Periode (2), nächste Periode anlegen (3) erfolgen.

Bei der Anlage einer Periode ist es wichtig, den Datensatz korrekt abzuschließen. Dies können Sie beispielsweise damit erreichen, dass Sie nach der Eingabe des Bis-Datums mit der Pfeiltaste nach unten die Eingabe des Datensatzes beenden.

Es kann jederzeit in historische Perioden (Wochen-/Monats-/Quartals-/Jahresperioden oder freier Zeitraum) gewechselt werden und die dortigen Bestände angezeigt werden.

Im Bedarfsfall kann eine Periode (ggf. je Geschäftsstelle) abgeschlossen werden. In diesem Fall wird eine Erfassung für diese Periode blockiert.

Sind für eine Periode alle Geschäftsstellen abgeschlossen, wird in der Spalte “Alle GS zu” ein “x” angezeigt.

Anpassungen Artikelstammdaten

Für Artikel, die über das periodische Lager ein-/ausgelagert werden sollen müssen in den Artikelstammdaten folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• im Reiter Logistik muss die autom. Lagerbuch. aktiviert werden

• es kann ein Std.Lager definiert werden. Dies wird entsprechend im Auftrag / Einlagerung / Auslagerung bei der Erfassung vorgeschlagen.

• Definition, mit welchen Dimensionen der Artikel im Lager gebucht wird (Gewicht, Menge, Menge und Gewicht)

• Chargenerfassung

  • hier wird festgelegt, ob bei der Erfassung von Lieferpositionen die Erfassung einer Charge

    • gar nicht möglich (“ohne”)

    • “freiwillig” möglich

    • oder “zwingend” erfolgen soll

Es wäre auch möglich, ein Standardlager für die Geschäftsstelle im gleichlautenden Menüpunkt zu definieren.

Bebuchung externer Lager durch Lieferung an (interne) Kunden

Es ist möglich, einem Kunden in den Stammdaten ein (meist externes) Lager zuzuordnen.

Dadurch wird bei Lieferungen an (!) diesen Kunden das zugeordnete Lager entsprechend bebucht.

Hierzu müssen in den Kundenstammdaten folgende Einstellungen erfolgen:

• im Reiter WaWi/Faktura das Flag “intern” setzen (bei Bedarf, wenn es sich nur im interne Warenlieferungen handelt)

• im Reiter Logistik das Lager auswählen

Bei einer Lieferung (Verkauf / Kommissionierung) werden die entsprechenden Positionen dann

sowohl

• aus dem Standard-Lager des Artikels abgebucht

als auch

• dem Ziel-Lager des Kunden zugebucht.

Lagerbuchungen (Auslagerung)

Auslagerungen können über unterschiedliche Arten durchgeführt werden:

• Kommissionierung über einen Verkaufsauftrag an einen Kunden

• Kommissionierung über einen Auslagerungsauftrag

• Kommissionierung über einen Produktionseingangsauftrag

Für die Auslagerung muss bei der Kommissionierung angegeben werden, aus welchem Lager die Lieferposition entnommen werden soll. Ist bei einem Artikel oder in der Bestellposition ein Lager hinterlegt, dann wird es für die Erfassung automatisch vorgeschlagen. Wird eine Charge angegeben, so wird der Wert von der entsprechende Charge abgebucht.

Lagerbuchungen (Einlagerung)

Einlagerungen können über unterschiedliche Arten durchgeführt werden:

• Kommissionierung über einen Warenannahmeauftrag von einem Lieferanten

• Kommissionierung über einen Einlagerungsauftrag

• Kommissionierung über einen Produktionsausgangsauftrag

• Zum einen kann ein Auftrag für den internen Kunden “Lager” erstellt werden. Hier werden die Artikel mit definierter Menge und Charge dem im internen Kunden hinterlegten Lager eingelagert.

• Des weiteren kann unter Lieferübersicht ein Auftrag “Einlagerung” angelegt werden. Hierfür muss kein Kunde ausgewählt werden. Es werden lediglich die Artikel mit Menge/Gewicht, Charge und Lager erfasst. Für diese Aufträge kann lediglich ein Lieferschein erstellt werden.

• Im FoodWorks über eine Warenannahme. Hier können die bestellten und gelieferten Waren gescannt und eingelagert werden

• Im FoodWorks über einen Produktionsausgang

Manuelle Auslagerungen/Lagerbuchungen

In der Lager-Info kann (in Einzelfällen und bei entsprechender Berechtigung) auch eine manuelle Ein-/Auslagerung oder Umbuchung erfolgen.

Hierzu kann über die rechte Maustaste (im Feld Einzel-Übersicht) ein Menü aufgerufen werden, das die Möglichkeit zur manuellen Ausbuchung oder manuelle Lagerbuchungen (Umbuchungen) vorgenommen werden können.

Analog kann die Umbuchungs-Maske auch über “Manuelle Lagerbuchung” aufgerufen werden.

• Manuelle Ausbuchung

  • bucht den gewählten Datensatz komplett aus

  • im Hintergrund wird ein Auslagerungsauftrag erstellt und direkt verbucht

• Manuelle Lagerbuchung (siehe unten)

• Bestand sperren

  • Bestand(ssatz)kann für die Auslagerung gesperrt werden

Verbuchen Lagerbewegungen/Bestandsveränderungen

Wurde der Parameter bzgl. einer automatischen Lagerbuchung nicht gesetzt, so muss die Verbuchung der Lagerbelege / Lieferscheine manuell angestoßen werden.

Bei der Verbuchung kann zwischen den Bereichen Einkauf, Verkauf, Einlagerung, Auslagerung sowie Inventur unterschieden werden.

Vor der Verbuchung wird in diesem Fall eine Übersicht ausgebeben, welche Belege zur Verbuchung in der aktuell gewählten Periode gefunden werden.

Zu diesem Zeitpunkt kann die Verbuchung dann noch einmal abgebrochen und die Belege ggf. korrigiert werden.

Andernfalls werden die Belege verbucht und es kann eine analoge Übersicht der tatsächlich “verbuchten Belege” ausgegeben werden.

Übersicht einfache vs. erweiterte Lagerverwaltung