Buchungslauf - Rechnungsausgangsbuch / Rechnungseingangsbuch erzeugen - Schnittstelle zur FiBu
- Christine Himmelsbach
FoodOffice/WinVCL bietet die Möglichkeit ein Rechnungsausgans- als auch ein Rechnungseingangsbuch zu erstellen. Die erzeugte Datei kann danach im entsprechenden FiBu-Programm importiert werden.
Eingangs- und Ausgansrechnungen, Gutschriften und Stornos müssen zunächst gedruckt/als pdf-Datei gespeichert werden. Nur dann werden sie auch für das Rechnungseingangs bzw. -ausgangsbuch herangezogen. Dies können Sie im Menüpunkt Rechnungen, Eingangsrechnungen, Gutschriften daran erkennen, dass in der Spalte “D” der Status “d” vorhanden ist.
Folgende Schritte müssen Sie vornehmen, damit Sie ein Rechnungsausgansbuch erstellen können
Wechseln Sie in den Menüpunkt Fibuschnittstelle/Rechnungsexport (WinVCL) bzw. Finanzbuchhaltung/Rechnungsausgangsbuch (FoodOffice)
Definieren Sie (Button Auswahl), welche Rechnungen für den Export herangezogen werden sollen
Hierbei ist zu beachten, dass Sie bei einigen FiBu-Systemen (z.B. Datev) keine monatsübergreifende Datei erstellen dürfen, d.h. Sie dürfen beim von-Datum und bis-Datum nur ein Datum desselben Monats eingeben.
Vorsicht ist ebenfalls geboten, wenn Sie ein von-Datum eingeben. Falls Sie Rechnungen beispielsweise storniert und nochmals mit dem ursprünglichen Rechnungsdatum erstellt haben kann dies dazu führen, dass diese Rechnung beim Buchungslauf nicht berücksichtigt werden. Daher empfiehlt es sich, immer zunächst einmal nur das bis-Datum einzugeben um zu prüfen, welche Rechnungen für den Buchungslauf herangezogen werden. Danach kann, falls es zu einer monatsübergreifenden Datei kommen würde, das Datum nochmals angepasst werden.
Erzeugen eines Buchungslaufs
Die in der Auswahl angezeigten Rechnungen (eventuell Ansicht aktualisieren) werden für den Buchungslauf herangezogen. Sie können Sich den Buchungslauf in der Vorschau (summiert pro Gegenkonto und Steuersatz) ansehen bzw. ausdrucken oder den Druck auch abbrechen. Nach dem Druckdialog erscheint die Abfrage, ob der Buchungslauf erzeugt werden soll.
Buchungslauf abspeichern
Wenn Sie die Abfrage “Buchungslauf erzeugen?” mit ja bestätigt haben können Sie die Datei des erzeugten Buchungslaufes abspeichern. Nur wenn Sie die Datei speichern wird der Buchungslauf endgültig ausgeführt und die darin enthaltenen Rechnungen mit dem Status gebucht versehen. Wenn Sie das Speichern abbrechen gelangen Sie wieder zum Ausgangspunkt und können den Buchungslauf nochmals neu erzeugen.
Der in den Systemeinstellungen definierte Pfad für den Datenexport Finanzbuchhaltung wird Ihnen hier für den Export vorgeschlagen.
Buchungslauf an Fibu weiterleiten
Nun können Sie die erzeugte Exportdatei entweder in Ihrem Fibu-Programm hochladen oder Ihrem Steuerbüro zukommen lassen.
Analoges Vorgehen gilt für das Rechnungseingangsbuch. Hier müssen Sie in WinVCL den Menüpunkt Fibuschnittstelle/Rechnungseingangsexport bzw. in FoodOffice unter Einkauf den Menüpunkt Finanzbuchhaltung/Rechnungseingangsbuch wählen.